Jak wygenerować zamówienie do hurtowni?

Wysyłając modem do hurtowni, apteka stoi przed dylematem w jaki sposób wygenerować optymalne ilości do zamówienia. Sposoby są różne, ale najczęściej spotykanym jest generowanie sprzedaży za dany okres i przeglądanie historii sprzedaży pozycja po pozycji. Jest to zadanie bardzo mozolne i czasochłonne. Wychodząc na przeciw tym dylematom firma Abonet Systems Sp. z o.o. przy współpracy ze mną stworzyła program do generowania zamówień, który oszczędza nie tylko pieniądze, ale przede wszystkim czas i to nawet kilkadziesiąt minut przy każdym zamówieniu !

Pokrótce przedstawię poszczególne elementy (na powyższym skanie oznaczone cyferkami od 1 do 10) generatora zamówień:

1 – okres sprzedaży jaki bierzemy do analizy, przeważnie proponuję brać pod uwagę ostatni miesiąc.

Cyferki od 2 do 5 określają parametry algorytmu generowania norm wg średniej sprzedaży w danym okresie:

2 – liczba dni zapasu na jaki ma nam starczyć zakupiony preparat (jeżeli wybierzemy 3 to danego preparatu starczy  na 3 dni po uwzględnieniu średniej sprzedaży)

3 – dzięki temu parametrowi możemy wyeliminować pojedyncze, nieistotne sprzedaże, np.: takie pod konkretnego pacjenta, które nie muszą zalegać nam na magazynie, a które zamawiamy na życzenie konkretnego pacjenta (np.: jeżeli chcemy mieć na stanie tylko preparaty, której sprzedają się co najmniej raz w tygodniu a pod uwagę bierzemy miesięczny okres sprzedaży, to w tym miejscu należy ustawić 4)

4 – ten parametr, pozwala nie tylko wyeliminować, pojedyncze sprzedaże, jeżeli ustawimy go odpowiednio wysoko, ale i Pozycje sprzedające się w małych ilościach

5 –  tak samo jak i poprzedni, ten parametr pozwala wyeliminować sporadyczne sprzedaże

6 – jeśli to miejsce zaznaczymy haczykiem, to do analizy będą brane także stany minimalne, które można ustawić na kartotekach w oprogramowaniu Kamsoft. (stany minimalne ustawiamy, jeżeli zawsze chcemy mieć na stanie konkretną ilość danego preparatu)

Cyferki 7 i 8 określają parametry algorytmu generowania zamówienia na podstawie maksymalnej dziennej sprzedaży w danym okresie. (np jeśli w badanym okresie w poszczególne dni sprzedawało się 3, 2, 5, 1, 3 sztuki, to algorytm dobije zamówienie do 5 sztuk na stanie)

7 – działa tak samo i spełnia dokładnie takie same zadanie jak parametr nr 3, tylko w odniesieniu do maksymalnej dziennej sprzedaży

8 – ten parametr, jeżeli odpowiednio wysoko go ustawimy, pozwala wyeliminować nam anomalie związane z pojedynczymi, dziennymi dużymi sprzedażami (np jeśli w badanym okresie w poszczególne dni sprzedawało się 3, 2, 14, 1, 3 sztuki, to algorytm wychwyci to i nie dobije zamówienie do 14 sztuk na stanie)

9 – przedstawia wykres sprzedaży w poszczególnych preparatów w danym okresie.

10 – kolumna ta pokazuje wyliczone ilości do zamówienia

Podsumowując, jeżeli odpowiednio dobierzemy parametry generatora zamówień, to pozwoli on Nam zaoszczędzić czas przede wszystkim na automatycznej eliminacji nieistotnych sprzedaży, które i tak byśmy odrzucili przy analizie sprzedaży wygenerowanej z programu Kamsoft.

Jak duży powinien być magazyn w aptece? cz. 2

Zdolności analityczne właścicieli lub osób odpowiedzialnych za zakupy

Wśród właścicieli aptek sporą część stanowią osoby z wykształceniem farmaceutycznym. Często mimo nawet długoletniego doświadczenia zawodowego ludzie Ci nie mają umiejętności analitycznych. Robiąc zamówienia czy to pakietowe czy modemowe kierują się własną intuicją zamiast brać pod uwagę twarde dane. Uważają, że jeśli coś do tej pory działało to będzie działać nadal. Nie biorą pod uwagę tego, że rynek apteczny jest bardzo dynamiczny i z roku na rok zmienia się jego otoczenie. Przez takie podejście do sprawy można w łatwy sposób doprowadzić do 2 skrajnych sytuacji. Pierwsza, rzadsza, magazyn apteki jest zbyt mały przez co traci się potencjalnych klientów. Druga, częstsza, magazyn pęcznieje i przerasta możliwości apteki. Dlatego bardzo istotne jest, aby przy prowadzeniu apteki wspomagać się narzędziami analitycznymi wspomagającymi procesy zamówieniowe. A jeśli ich nie rozumiemy to należy szukać doradztwa wśród osób, które na analizie ekonomiczniej się znają.

Zmiany cen urzędowych oraz listy leków refundowanych przez NFZ

Jak wiadomo co dwa miesiące następuje zmiana cen urzędowych pewnej grupy leków. Dodatkowo z listy leków refundowanych znika lub zostaje dodanych kilka a czasem nawet kilkadziesiąt pozycji. Cała ta sytuacja sprawia, że część leków z dnia na dzień staje się nie opłacalna lub nagle trzeba je sprzedać znacznie poniżej ceny zakupu. Jeśli lek nagle drożeje to spada na niego popyt, a często nawet popytu na niego nie ma. Brak lub zmniejszony popyt sprawia, że ten lek zaczyna nam zalegać i zwiększać tym samym wielkość magazynu. Przeważnie kończy się to przeterminowanie i dodatkowym kosztem utylizacji. Niestety na fakt zmian list leków refundowanych nie da się nic poradzić, ale przy odpowiedniej analizie zagadnienia można nieco zniwelować niekorzystne skutki zmian cen urzędowych leków.

Optymalizacja procesu zamówienia modemowego

Jeżeli nie mamy odpowiednich narzędzi do optymalizacji i generowania zamówienia modemowego bardzo często dochodzimy do sytuacji, w której magazyn apteczny jest zdecydowanie za duży. Nagminnym sposobem, zwłaszcza w aptekach indywidualnych, zamawiania brakujących preparatów niepakietowych jest dzwonienie do hurtowni przez telefon i zamawianie tego co się sprzedało w dany dzień. Robiąc tak personel apteki doprowadza do dwóch rzeczy. Po pierwsze traci się spore pieniądze na wybieraniu pierwszej lepszej hurtowni, a nie tej najtańszej. Po drugie zamawiając w taki sposób doprowadza się do niepotrzebnych zakupów (to, że coś się sprzedało w dany dzień to nie znaczy, że jest to potrzebne na stanie magazynowym apteki). Zbyt duże i drogie zakupy to prosta droga do nadmiernego magazynu.

Reasumując nie jest łatwo określić jak duży powinien być magazyn apteczny. Bardzo trudno jest podać konkretną wartość magazynu, aby był on optymalny pod względem ekonomicznym. Nie można jasno stwierdzić, że magazyn powinien być obrócony dokładnie raz w ciągu miesiąca, bo wiele aspektów wpływa na to, że niemal nie da się tego zrobić w praktyce. Wiele wątków poruszonych w tym i poprzednim wpisie będę rozwijał jeszcze na blogu. W jednym z kolejnych wpisów na blogu postaram się wyprowadzić wzór, który poda przybliżoną ilość dni rotacji całego magazynu w zależności od strategi apteki.

Jak duży powinien być magazyn w aptece? cz. 1

Odwiecznym dylematem wszystkich właścicieli aptek jest optymalna wielkość magazynu. Z jednej strony magazyn nie może być zbyt mały, bo tracimy klientów na co na tak konkurencyjnym rynku nie możemy sobie pozwolić. Z drugiej strony zbyt duży magazyn może przysporzyć wielu kłopotów. Za duży magazyn to zamrożony kapitał i większe ryzyko przeterminowania się preparatów i leków.

Zatem gdzie jest złoty środek?

Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie należy wziąć pod uwagę parametry wpływające na wielkość magazynów. Wśród najważniejszych aspektów wpływających na wielkość magazynu należy wymienić:

  • terminy płatności w hurtowniach,
  • wielkość rabatów producenckich i handlowych,
  • sezonowość większości preparatów,
  • umiejętności sprzedażowe farmaceutów,
  • zdolności analityczne właścicieli lub osób odpowiedzialnych za zakupy,
  • zmiany cen urzędowych oraz listy leków refundowanych przez NFZ,
  • optymalizacja procesu zamówienia modemowego

Terminy płatności w hurtowniach

Wśród właścicieli aptek krąży opinia, że wielkość magazynu powinna być równa miesięcznemu obrotowi apteki. Po części rozumiem te założenia, gdyż wiąże się to z tym, że przeważnie największe polskie hurtownie farmaceutyczne dają swoim klientom 30 dniowy okres odroczenia płatności za towar. Zatem hurtownia udziela aptece jakby 30 dniowego nieoprocentowanego kredytu, dlatego sprzedając preparat w czasie krótszym niż miesiąc możemy pokryć koszty jego zakupu z przychodu ze sprzedaży tego preparatu. Czyż nie jest to idealna sytuacja – zapłacenie za zakupiony towar dopiero wtedy, gdy się go sprzeda? Niestety w praktyce nie do końca jest to takie łatwe.

Wielkość rabatów producenckich i handlowych

Nie od dziś wiadomo, że większe zakupy to większe rabaty. Ten efekt skali jest praktykowany nie tylko na rynku aptecznym i nieustannie od wielu wieków przynosi bardzo dobre rezultaty. Należy się zastanowić, kto więcej na tym zyskuje – firmy farmaceutyczne czy apteki? Śmiem twierdzić, że jednak nie są to apteki, ale to temat na osobny wpis. Codziennie setki firm farmaceutycznych bombardują właścicieli aptek wielkimi rabatami. Niestety, gdy przyjrzymy się z bliska tym ofertom okazuje się, że przeważnie jest jeden ale to bardzo istotny haczyk. Jeżeli chcemy otrzymać dobre rabaty musimy zamawiać większe ilości preparatów. Często w ten sposób właściciel zatowarowuje się na 2,3 miesiące, a w skrajnych przypadkach nawet na pół roku. W przeważającej ilości preparaty te są przesyłane za pośrednictwem hurtowni. Tylko jak to teraz ma się do 30 dniowego odroczenia płatności za towar w hurtowni? Robiąc zakupy na tak duży okres tracimy możliwość uzyskania bezpłatnego kredytu. Nie możemy zatem do końca zakładać, że magazyn powinien nam wystarczyć maksymalnie na miesiąc.

Sezonowość większości preparatów

Każda osoba prowadząca aptekę wiek, że ten biznes jest podatny na wahania sezonowe. Największa sprzedaż utrzymuje się w sezonie przeziębieniowym (mniej więcej od października do marca) i w tym czasie magazyn rozrasta się, gdyż wiąże się to po części z zwiększonym popytem, a po części z większymi rabatami przedstawicielskimi. Zatowarowanie na sezon przeziębieniowy trwa już od sierpnia, a czasem już nawet od lipca, więc zwiększony stan magazynowy utrzymuje się przez 8-9 miesięcy. W pozostałe miesiące roku wielkość magazynu powinna być znacznie niższa. I tu pojawia się problem, bo zejście z przepełnionego magazynu jest niesamowicie trudne, ale nie niemożliwe.

Umiejętności sprzedażowe farmaceutów

Częstym błędem jaki popełniają właściciele aptek jest fakt niedoceniania umiejętności sprzedażowych farmaceutów. Nie rzadko spotykam się z podejściem, że skoro mam niską, a nawet najniższą w okolicy, cenę danego  preparatu to przecież wystarczy go wyeksponować i on sam się będzie sprzedawał. Natomiast sami farmaceuci są traktowani tylko jako sprzedawcy podający preparat zza lady. Podejście takich właścicieli jest takie, że każdego można zastąpić i najlepiej zatrudnić osoby do przyuczenia, albo z małym doświadczeniem, bo przecież one nie będą żądały takich zarobków jak farmaceuci z wieloletnim stażem pracy. Rzeczywistość jest zgoła inna. Dobrze zmotywowany farmaceuta(nie chodzi tu tylko o gratyfikacje finansową ale i uznanie szefa czy dobrą atmosferę w pracy), który posiada ogromną wiedzę potrafi sprzedać dużo więcej preparatów niż osoba bez wiedzy i doświadczenia. Jeżeli do tego dorzucimy inwestycje w szkolenia sprzedażowe takiego doświadczonego pracownika to możemy się spodziewać, że będzie on robił wszystko aby magazyn w aptece jak najlepiej rotował.

c. d. n.

Cena zakupu preparatu przez aptekę

Jak już wspominałem w poprzednim wpisie, tworząc zamówienie należy oprócz ceny, wziąć pod uwagę koszty utrzymania zapasu.

Dzisiaj wyprowadzę wzór, który pozwoli na oszacowanie rzeczywistej ceny preparatu w zależności od wielkości zamówienia.

Przypominam, że na koszty utrzymania zapasów składają się:

  • koszty zaangażowania kapitałów w finansowanie zapasów,
  • koszty magazynowania,
  • koszty starzenia się zapasów.

 

W poniższych wyliczeniach wyznaczę wzory na poszczególne elementy kosztów utrzymania zapasów w przeliczeniu na jeden dzień działalności apteki.

 

Koszty zaangażowania kapitału można wyrazić następującym wzorem:

Kf = (Wz/n)*(so/365)

gdzie:

Kf – koszt zaangażowania kapitału

Wz – wartość zamówienia netto w zł

n – liczba dni zapasu

so – roczna stopa oprocentowania (kredytu lub lokaty)

 

Koszty magazynowania wyraża się wzorem:

Km = 12/365*[(Pm/Pc)*Kc + Ka + Kp]

gdzie:

Km – koszt magazynowania

Pm – powierzchnia części magazynowej

Pc – całkowita powierzchnia lokalu

Kc – koszt czynszu i mediów

Ka – amortyzacja składników majątku trwałego zaangażowanego w magazynach

Kp – pensja pracownika odpowiedzialnego za obsługę magazynu

 

Koszt starzenia się zapasów nie dotyczy preparatów sprzedawanych w aptece, więc pomijam go w wyliczeniach.

 

Zatem dzienny koszt utrzymania zapasów w aptece można wyrazić wzorem:

Ku = Kf + Km

gdzie:

Ku – koszt utrzymania zapasów

 

Koszt utrzymania jednego metra kwadratowego zapasu wyznaczamy za pomocą wzoru:

Kum = Ku/Pum

gdzie:

Kum – koszt utrzymania zapasów na 1m2

Ku – koszt utrzymania zapasów

Pum – powierzchnia użytkowa magazynu w m2

 

Mając już wyliczony koszt utrzymania jednego metra kwadratowego zapasu, możemy wyznaczyć rzeczywistą cenę w zależności od wielkości zamówienia. Rzeczywistą cenę można wyrazić za pomocą następującego wzoru:

Cr = Cp + (n+1)/2n*Pz*Kum

gdzie:

Cr – cena rzeczywista netto

Cp – cena po rabatach handlowych netto

n – liczba dni zapasu

Pz – całkowita powierzchnia zamówionych preparatów

Kum – koszt utrzymania zapasów na 1m2

 

Powyższy wzór może przydać się zwłaszcza przy zamówieniach przedstawicielskich, gdzie wysokość rabatu uzależniona jest od wielkości zamówienia. Może okazać się, że pomimo wyższego rabatu dla większego zamówienia rzeczywista cena będzie mniej korzystna, niż przy mniejszym zamówieniu i niższym rabacie.

Koszty utrzymania zapasów w aptece

Dzisiaj trochę teorii. Częstym błędem przy wyborze wielkości zamówienia zwłaszcza pakietowego (przedstawicielskiego) jest kierowanie się wyłącznie ceną. Tymczasem przy takich zakupach należy oprócz ceny brać pod uwagę także koszt utrzymania zapasu.

Na koszty utrzymania zapasu składają się następujące elementy:

  • koszty zaangażowania kapitałów w finansowanie zapasów,
  • koszty magazynowania,
  • koszty starzenia się zapasów.

Koszty zaangażowania kapitału wyraża się na podstawie alternatywnych korzyści jakie przyniósłby ten kapitał, gdyby nie był ulokowany w zapasach. W zależności od tego czy zapasy są finansowane z kapitału własnego czy obcego różnie wyraża się koszt kapitału. Jeżeli zakupu preparatów dokonujemy z kapitału obcego to kosztem kapitału będzie wysokość oprocentowania kredytu. Jeśli zapasy są finansowane z kapitału własnego to kosztem kapitału będzie oprocentowanie lokat lub alternatywnych sposobów oszczędzania.

W literaturze przedmiotu można rozróżnić kilka podziałów kosztów magazynowania, które głównie odnoszą się do wyspecjalizowanych magazynów. Na płaszczyźnie apteki do kosztów magazynowania możemy zaliczyć:

  • czynsz wraz z mediami,
  • amortyzacja składników majątku trwałego zaangażowanego w magazynach,
  • pensję pomocy aptecznej lub osoby odpowiedzialnej za przyjęcie i składowanie preparatów.

Jeżeli chodzi o koszt starzenia się zapasów to dzielą się one na koszt fizycznego starzenia się zapasów i koszty ekonomicznego starzenia się zapasów. Ten koszt w ujęciu apteki możemy pominąć, gdyż dotyczy on towarów, tracących z czasem na wartości z powodów technologicznych. Z drugiej strony do kosztu utrzymania zapasu można doliczyć ryzyko przeterminowania preparatów.

W jednym z następnych wpisów postaram się przedstawić koszty utrzymania zapasów od strony praktycznej oraz pokażę wpływ tych kosztów na rzeczywistą cenę zakupionych preparatów.

Jak sprawdzić dostępność preparatów w innych aptekach?

Jedną z kluczowych aplikacji jakie oferuje firma Abonet Systems jest moduł Oferta. Program ten przedstawia wiele istotnych informacji w jednym miejscu, znacznie przyspieszając i ułatwiając prace w aptece.

Dzięki modułowi Oferta apteka zyskuje następujące możliwości:

  • podgląd oferty hurtowni oraz ofert pozostałych aptek działających w sieci,
  • porównanie cen zarówno w hurtowniach jak i w pozostałych aptekach, dzięki czemu farmaceuta może zamiast zakupu w hurtowni dokonać przesunięcia mm z innej apteki,
  • dzięki podglądowi w ofercie można sprawdzić dostępność preparatów zarówno w hurtowni jak i w aptekach (taki podgląd pozwala na poinformowanie pacjenta do której apteki w sieci może się udać w celu zakupu konkretnego preparatu),
  • podgląd sprzedaży dwu i czterotygodniowej w pozostałych aptekach. (historia sprzedaży umożliwia nam szybkie wyszukanie apteki z której możemy wziąć potrzebny nam preparat, a także pozwala na znalezienie apteki której możemy przesłać preparat, który u nas zalega),
  • dzięki danym dotyczącym najstarszego zakupu, możemy dokonać przesunięcia mm z apteki w której zalega potrzebny nam preparat,
  • pozwala nam na uzyskanie informacji o dacie ważności danego preparatu w hurtowniach i naszych aptekach, dzięki czemu unikniemy zakupów preparatów z krótką datą lub pomożemy innej aptece pozbyć się terminujących się medykamentów,
  • szybkie i intuicyjne wrzucenie tzw. preparatu „pod pacjenta” do zamówienia,
  • podgląd całego zamówienia składającego się z preparatów „pod pacjenta”,
  • analizę sprzedaży i zakupów preparatów na naszej aptece.

Reasumując moduł oferta bardzo pomaga w organizacji pracy zarówno całej apteki sieciowej jak i indywidualnej. Szybki dostęp do dużej ilości danych pomaga w ograniczeniu zbędnych zamówień. Podgląd magazynów i sprzedaży aptek znajdujących się w sieci pozwala na błyskawiczne znalezienie docelowego odbiorcy na preparat zalegający w aptece. Jest to lepsze rozwiązanie niż giełda towarów, gdyż wystawiając preparat na taką giełdę, możemy nie znaleźć chętnego na dany preparat bądź poszukiwania docelowego odbiorcy mogą znacznie wydłużyć się w czasie.

 

Co robić, gdy magazyn pęka w szwach a na aptece zalegają preparaty?

W każdej nawet dobrze prosperującej sieci aptek dochodzi do sytuacji, że magazyn zapełnia się pozycjami długotrwale zalegającymi. Głównymi przyczynami takiej postaci rzeczy może być m.in.:

  • Przeszacowanie wielkości zamówień pakietowych,
  • Sezonowość niektórych preparatów,
  • Zmiany personalne w pobliskich przychodniach lekarskich,
  • Zamiana zwyczajowo przepisywanych przez lekarzy preparatów na inne,
  • Brak zwrotów do hurtowni nie sprzedanych preparatów, zamówionych pod pacjenta.

W celu zredukowania zalegających pozycji w sieci aptek należy użyć programu Zalegacze. Oprogramowanie to podpowiada nam, które nierotujące preparaty z danej apteki możemy przesunąć w miejsce, gdzie te preparaty będą się sprzedawały. Do analizy możemy dobrać dowolny okres ( z reguły jest to 3 miesiące, pół roku lub rok wstecz). Do wyboru mamy 3 możliwe algorytmy przesunięć:

  • Prosty – zalegająca pozycja zostanie przesunięta do jednej apteki z największą sprzedażą,
  • Złożony – zalegająca pozycja będzie rozdzielona na wszystkie apteki, w których się sprzedaje,
  • Proporcjonalny – zalegająca pozycja zostanie przesunięta po analizie stanów magazynowych aptek.

Do analizy standardowo bierze się pod uwagę okres sprzedaży do 28 dni, w celu dłuższego okresu sprzedaży niezbędne jest wykupienie dodatkowego modułu „Historia Sprzedaży” Po ustawieniu parametrów i naciśnięciu przycisku „Do dzieła” program momentalnie przypisuje odpowiednie apteki, na które można dokonać przesunięć pozycji zalegających. Całą analizę można potem eksportować do programu kalkulacyjnego, który następnie przesyłamy na poszczególne apteki.

Program Zalegacze skraca nawet wielogodzinne analizy stanów magazynowych do parunastu sekund. Już po pierwszym użyciu może okazać się, że zwróci nam się z nawiązką koszt zakupu wraz z kosztem kilkuletniego opłacania abonamentu.

Jak zarządzać siecią aptek

Program SpecOfe ma wiele przydatnych możliwości ułatwiających zarządzanie siecią aptek. Pozwala on menedżerowi na dogłębną analizę sprzedaży, zakupów i stanów magazynowych całej sieci. Ponadto umożliwia generowanie zamówień pakietowych, które można dostosować do warunków handlowych poszczególnych producentów lub hurtowni. Szybkość działania oprogramowania skraca całą analizę nawet z kilku godzin do kilku sekund.

Funkcjonalność Modułu SpecOfe w aspekcie zarządzania siecią aptek została doskonale przestawiona na poniższym filmie: